Het toepassen van verschillende strategieën omtrent marketing, leadgeneratie en andere CRM-gerelateerde processen, is een combinatie van zowel een handelswijze als technologische toepassing in je bedrijf. Om een CRM systeem te kunnen implementeren en zo het rendement van je bedrijf te stimuleren, ben je afhankelijk van veel verschillende softwarepakketten die beschikbaar zijn. Deze softwarepakketten worden aangeboden door leveranciers die speciaal gericht zijn op unieke CRM systemen. Om te komen tot een juiste keuze voor een softwarepakket doorloop je aantal stappen. Allereerst breng je in kaart welke informatiestromen er door je bedrijf lopen en wat hierin gebeurt. Vervolgens beschrijf je alle belangrijke stappen in dit proces in de vorm van een longlist. Deze ga je nog nader onderzoeken, wat de meest essentiële informatiestromen binnen je bedrijf in kaart brengt. Deze stap herhaal je tot er een shortlist van informatiebronnen klaarligt dat te analyseren is met een CRM systeem en kun je overgaan op selectie.

De fases waarin je je informatiestromen in kaart brengt, levert de behoefte op om concrete data te verkrijgen over deze informatiestromen. Je kunt naarmate je je longlist verkort naar een shortlist telkens de hulp van leveranciers van softwarepakketten voor CRM systemen inschakelen om je hierbij van dienst te zijn. Aan de hand van de geboden hulp kun je tevens direct een inschatting maken van de geschiktheid van de leverancier voor samenwerking met jouw bedrijf. De fase waarin je een leverancier concreet om hulp vraagt informatie boven tafel te krijgen, heet een Request for Information (RFI). Je vergelijkt de verschafte informatie per stroom en per leverancier, en bekijkt wat dit van waarde is voor jouw bedrijf en de implementatie van een CRM systeem. Naarmate de longlist korter wordt en er steeds meer een shortlist ontstaat, kun je ook steeds specifiekere informatie opvragen. Zo breng je langzamerhand de informatiestromen, diens relevantie, kosten, werkbaarheid van het softwarepakket en samenwerking met de leverancier in beeld.

Een uiteindelijke selectie voor een softwarepakket ten bate van een implementatie van een CRM systeem, kun je volgens zelf bepaalde criteria doen. Zaken die voor je bedrijf van belang zijn, kun je relatief zwaarder laten meewegen dan meer algemene criteria. Door op deze manier een samenstelling van aspecten van het CRM systeem te creëren die varieert in belang en de rol die het speelt in je bedrijf, zorg je voor de voor jou meest ideale fit. Deze fit bepaalt in sterke mate hoe een CRM systeem tot zijn recht komt in jouw bedrijfsprofiel en hoe groot de bijdrage wordt aan opbrengsten en rendement. Bovendien zijn er verschillende vormen van documentatie beschikbaar die praktijkvoorbeelden van een fit tussen bedrijf en softwarepakket aanhalen en beschrijven.

Naast RFI’s en de zoektocht naar een juiste fit tussen een CRM softwarepakket en jouw bedrijfsprofiel, zijn er nog een aantal zaken van belang voor de manier waarop je een CRM systeem implementeert. Ten eerste dient je softwarepakket gebruiksvriendelijk te zijn. Met andere woorden, ben je in staat om na implementatie ervan zelf te kunnen werken met de software? Hierbij kan het ook erg van belang zijn dat de software adaptief is, zodat je in kunt springen op veranderingen en hierbij niet vastzit aan een rigide systeem. Bovendien hangt de keuze voor een CRM softwarepakket af van de branche waarin je verkeert. Een branche is een bedrijfstak met een eigen markt en een specifiek soort deelnemer. Per branche kan de wisselwerking tussen deelnemers verschillen en kunnen er andere wensen bestaan voor de implementatie van CRM systemen ten opzichte van andere branches. Verder is het belangrijk dat je softwarepakket kan integreren met andere softwareproducten, zoals e-mailprogramma’s en andere systemen die een fundament van je organisatie vormen.