De voornaamste vorm van CRM systeem bestaat uit relatiebeheer. In relatiebeheer komt alle informatie dat je kunt krijgen van klanten naar voren. Wat zijn hun wensen, wat zijn hun behoeften en hoe communiceren ze met jouw bedrijf? Aan de hand van al deze informatie kun je met speciale relatiebeheer software de informatie over klanten, van wensen tot aankoopgedrag, beheren en inzetten voor allerlei bedrijfsdoeleinden. Veel marketingstrategieën worden uitgevoerd op basis van de informatie die een CRM systeem gebaseerd op relatiebeheer jou en je bedrijf kan geven. Bovendien helpen CRM systemen relatiebeheer binnenin je bedrijf goed toe te passen. De klant staat wellicht centraal, maar om dit te kunnen doen moet je bedrijfsprocessen zo vlekkeloos kunnen lopen. Zo kun je aan de hand van CRM systemen je klantgegevens te allen tijde up to date houden voor iedere collega, maar ook verslagleggingen van vergaderingen en andere interne documenten overal en altijd met elkaar delen, bewerken en toepassen.

De manier waarop je je klantenservice vormgeeft, kan sterk bepaald worden door het inzicht wat je met relatiebeheer verkrijgt in je klantcontacten. Door nauwgezet te analyseren waar hulpvragen van klanten vandaan komen, hoe deze afgehandeld worden, en hoe dit toekomstig aankoopgedrag leidt, kun je je klantenservice zo nauw mogelijk laten aansluiten bij de belevingswereld van je klanten. Dit is een optimale vorm van een CRM toepassing zoals relatiebeheer, omdat de klant in het middelpunt staat van het vormgevingsproces van je klantenservice. Bovendien kan deze communicatie voor vele andere vormen van input zorgen, bijvoorbeeld aan de hand van enquêtes. Zo vergroot je je inzichten in bedrijfsprocessen die mogelijkerwijs niet aan de oppervlakte van je relatiebeheer liggen.