De vele verschillende aspecten van relatiebeheer en andere toepassingen van CRM systemen kunnen van toegevoegde waarde zijn aan je bedrijfsprocessen. Het kan echter wel een flinke klus zijn om een softwarepakket samen te stellen dat precies aansluit bij je bedrijfsprofiel en bovendien adaptief is voor toekomstige ontwikkelingen. Dit kan zijn omdat je over te weinig kennis van het onderwerp beschikt, te weinig tijd of mankracht hebt om een CRM systeem op te zetten of simpelweg omdat je alles op een zo eenvoudig mogelijke manier wilt regelen. Tegenwoordig zijn CRM systemen steeds vaker online CRM systemen. Dit betekent dat je geen softwarepakket meer hoeft aan te schaffen, maar dat je volledige CRM systeem online draait. Deze online omgeving wordt ook wel de cloud genoemd, een plek waar al je data opgeslagen wordt op een externe server en overal toegankelijk met de juiste gegevens. Dit vereenvoudigt zowel het ontwerp, het toezicht, de uitvoer en de ontwikkeling van CRM systemen zoals relatiebeheer.

Online systemen die draaien in de cloud, leveren een continue dienst van customer relationship management die te allen tijde oplossingen biedt voor actuele ontwikkelingen. Alle onderdelen van CRM softwarepakketten worden online beschikbaar gesteld, wat toepassing op maat voor jouw bedrijf een stuk eenvoudiger maakt. Bovendien wordt alle data die je genereert bijgehouden op een externe server, zodat je altijd en overal toegang hebt tot je gegevens en deze kan inzetten in je bedrijfsprocessen. De online omgeving laat alle verschillende onderdelen van CRM met elkaar in aanraking staan, zodat je altijd de meest actuele oplossing of ontwikkeling dichtbij is. Hiermee voorkom je dat je te maken krijgt met een rigide CRM systeem, omdat de cloud adaptief is en altijd up to date.

Door je CRM systeem online te laten draaien, bespaar je een hoop tijd en energie die je kan inzetten voor de uitvoer van kerntaken. Vooral voor kleinere bedrijven kan het veel uitmaken of een CRM systeem binnen handbereik ligt of de implementatie ervan eigenlijk een te grote opgave is. Om ook hen te kunnen laten profiteren van CRM, bijvoorbeeld in de vorm van relatiebeheer, is een online systeem bij uitstek geschikt. Zelfs systemen die eigenlijk alleen worden ingezet bij relatief grote bedrijven, komen beschikbaar voor de kleinere spelers in de branche. Bovendien kan een online omgeving veel directe assistentie en hulp bieden in de toepassing van CRM voor bedrijven die nieuw zijn in deze wereld.